Funciones Básicas Del Supervisor De Ventas

EL SUPERVISOR DE VENTAS Y SUS FUNCIONES BÁSICAS

Muchas veces algunos Emprendedores me han preguntado qué funciones cumple un SUPERVISOR DE VENTAS; porque dicen que aparte de llenar informes y a veces acompañar a los vendedores en su ruta de trabajo, no encuentran otras tareas que puedan realizar.

Muchos entendidos dicen que los SUPERVISORES DE VENTA no deben vender porque están ocupados en diversas tareas administrativas y de ejecución y que las únicas ventas que deben  efectuar son las de Oficina y las Ventas Corporativas (Ventas a Empresas Importantes). Es decir, la función primordial del Supervisor de Ventas es la de hacer vender a los vendedores.

En razón de eso, he preparado un extracto de lo que deberían ser las:

FUNCIONES BÁSICAS DEL SUPERVISOR DE VENTAS

1. Planificación y Organización

ACCIONES:

• Preparar los Pronósticos de Ventas

• Preparar los Pronósticos de Gastos

• Buscar y elegir otros Canales de Distribución y Venta

• Investigar, sugerir y elaborar Planes Promocionales: Regalos, Ofertas, Canjes, Descuentos, Bonificaciones, etc.

• Capacitarse y buscar asesoramiento en tareas específicas

• Analizar y organizar los tiempos y movimientos de las rutas y zonas de venta

• Analizar o estudiar y obtener las rutas de venta convenientes y asignar el número exacto de vendedores

• Crear programas de capacitación y adoctrinamiento para toda la fuerza de ventas

2. Reclutamiento de Vendedores

ACCIONES:

• Preparar el perfil adecuado del Vendedor Idóneo

• Crear un sistema de reclutamiento que incluya cartas a  instituciones promotoras de empleo, anuncios en diarios y revistas,  Internet y páginas Web, base de datos de vendedores, por recomendación de los actuales vendedores, etc.

• Diseñar el proceso de obtención de Vendedores: Selección, Entrevista Personal,   Capacitación y Adoctrinamiento, que produzcan la elección de vendedores idóneos

3. Capacitar y Adoctrinar a la Fuerza de Ventas

ACCIONES:

• Capacitar y formar a los vendedores en el campo y en la sala de ventas

• Crear un sistema de reciclaje para vendedores antiguos

• En lo posible, preparar un Curso de Ventas, Seminarios de Ventas, etc. y  adecuarlos al equipo de ventas

• Preparar manuales de funciones  de los vendedores

• Tener todo el material adecuado para la capacitación y formación de los vendedores, como padrones de clientes, planos de rutas, formularios, catálogos, cartas, material POP, etc.

• Realizar la presentación de nuevos productos y desarrollar nuevas técnicas de venta para promocionarlos

4. Generar Motivación a la Fuerza de Ventas

ACCIONES:

• Crear ingeniosa fórmula de remuneraciones

• Elaborar campañas promocionales, eligiendo premios y concursos semanales o mensuales

• Escuchar siempre a los vendedores y orientarlos sobre sus dudas

• Darles solución a todos sus problemas laborales e involucrarse de manera sutil en la solución de sus asuntos familiares, cuando sea necesario. El vendedor debe estar con la mente centrada en las ventas

• Felicitar y en lo posible premiar los logros de cada vendedor

5. Supervisar  las Acciones de su Equipo de Ventas

ACCIONES:

• Debe realizar el seguimiento constante del cumplimiento de los objetivos y metas de la semana, mes y año.(CUOTA DEL DÍA)

• Supervisar el cumplimiento de las labores diarias de los vendedores verificando los documentos utilizados

• Debe supervisar la actitud personal de los vendedores, así como sus estados de ánimo, su presencia, etc.

• Orientar cualquier desviación sobre lo establecido

6. Comunicación en General

ACCIONES:

• Realizar o asistir a reuniones con su jefe o jefes

• Reunirse con su Equipo de Ventas en fechas pre establecidas

• Propiciar reuniones con cada uno de los vendedores

• Realizar conferencias con clientes y/o  proveedores

• Dar y recibir información de parte de su Equipo de Ventas sobre la competencia y comportamiento del mercado

• Redactar informes de ventas semanales o mensuales sobre las diversas actividades realizadas.

Estas acciones convierten al Supervisor de Ventas en el facilitador que permite que los objetivos y metas se cumplan indefectiblemente.  Cualquier otra tarea distinta que no esté relacionada con los planes de ventas, debe ser suprimida o asignada a otra área o sección.

Pero hay algo que es sustancialmente importante para el cumplimiento de los objetivos y metas que muchas empresas, lamentablemente, soslayan o ignoran; me refiero a esos impulsores o motivadores tangibles e intangibles que hacen que de alguna manera, las tareas se realicen y  es necesario proporcionárselas a todos los  vendedores, porque su orientación va desde el aspecto estrictamente psicológico.

Me refiero a esas “Necesidades de Higiene”  que sustenta Frederick Irving Herzberg.

Lo que sigue es un simple resumen de las teorías sobre la motivación, elaboradas por los científicos Abraham Maslow (La Jerarquía de las Necesidades)  y Frederick I. Herzberg (Las Necesidades de Higiene y los Motivadores Superiores).

Sólo quiero hacer referencia  a los siguientes aspectos considerados como motivadores laborales de gran fuerza  y tomo en cuenta las mencionadas “Necesidades de Higiene”:

• Retribución      o Remuneración.      La empresa debe ser capaz de generar un sistema de remuneraciones que cumpla      con lo que requieran o necesiten los vendedores. Este factor de higiene sino se cumple, en vez de motivar,      desincentiva el deseo de vender o pertenecer a la empresa.

• Condiciones      de Trabajo.      En lo posible, la empresa debe proporcionar a su  equipo de ventas una sala y mobiliario      apropiadas, material de trabajo disponible, vitrinas y muestrario      organizados, vehículos en buenas condiciones, etc.

• Calidad      de la Dirección. Quien dirige y supervisa debe ser una      persona calificada para dar la dirección adecuada, de lo contrario      desmotiva a los vendedores

• Relaciones      de Grupo o Interpersonales. El vendedor sabe que su      retribución está en función del cumplimiento de sus metas y no es      necesario recordárselo constantemente. Por lo tanto necesita un trato      correcto, profesional y humano de su Supervisor y del resto de la empresa.  Ésto, por que es una persona, no es un instrumento o cosa a la que no se le toma      en consideración.

• Seguridad.      Está referida a que el vendedor debe saber que mantendrá estabilidad en su      trabajo. Sabe que si no vende lo necesario no pertenecerá a la empresa.      Pero se hace indispensable dar una mínima estabilidad para que el vendedor      esté en condiciones de ser rentable, consolidarse y crecer con la empresa.

• Políticas      y Administración de la Empresa. Estas políticas tienen que ser congruentes con las necesidades      de los vendedores porque ello incidirá en el comportamiento y en los      resultados del equipo de ventas. Muchos vendedores se quejan y dicen que      más tienen que pelear con su empresa que con sus clientes.

Habiendo cubierto muy buena parte de estas “Necesidades de Higiene”, los Vendedores están en condiciones de  querer satisfacer  los Motivadores Superiores (De Herzberg): Trabajo  Interesante, Éxitos y Logros, Reconocimiento del Trabajo, Perfeccionamiento, Progreso y Aumento de Responsabilidades.

Con este entorno, el Supervisor de Ventas debe entender que un grupo de vendedores persigue intereses profesionales similares pero debe  lograr reconocer  en ellos cuáles son los elementos que los pueden motivar en su trabajo, porque lo que es motivador para uno no lo es para el otro.

Entonces, de lograrlo es seguro que el Supervisor de Ventas ha cumplido con su cometido.

Espero haber contribuido de alguna forma en la absolución de algunas dudas, con este resumido artículo que pretende sólo dar pautas orientadoras.